오늘은 최소한의 노력으로 상당한 의사소통 효과를 누를 수 있는 방법을 소개할까한다. 팀원, 고객을 포함한 모든 이해 당사자들이 볼 수 있는 [일정표]다.
위의 일정표는 현재 진행중인 프로젝트의 일정표다. 실제 업무에서 사용 중이고 A0사이즈로 회사 내부에 떡하니 붙어있다. 공개적인 프로젝트는 아니기 때문에 주요 부분은 모자이크 처리했다.
이렇게 회사 내부에 일정표는 크게 붙여 놓을 경우 얻을 수 있는 효과는 각 팀원들이 하고 있는 일을 한눈에 볼 수 있어 이것을 토대로 자신의 일정을 다른 팀원들의 일정에 맞출 수 있게 된다는 점이다. 더욱 좋은 점은 그런 결정을 할 때 굳이 모든 팀원들을 찾아다니면서 질문하고 대화를 할 필요가 없다는 것이다. 이러면 상당한 시간절약 효과를 낼 수 있다. 아래는 일정표를 만들 때 얻을 수 있는 효과다.
- 프로젝트를 통제하고 진단하길 원하는 관리자 그룹에게 좋은 시각적 단서를 제공해준다. (상당한 양의 보고용 문서를 줄일 수 있다)
- 고객의 불안감을 어느정도 없앨 수 있다. (고객이 불안해하면 프로젝트가 어디로 튈지 모른다)
- 프로젝트에 대해 모든 이해 당사자들의 참여를 유도하여 잘못된 의사결정을 줄일 수 있다.
- 모든 팀원들에게 자신의 일정이 노출되기 때문에 프로젝트에 책임감을 가지게 된다.
- 팀원들이 자신의 프로젝트가 효율적으로 진행된다고 생각하여 집중력이 높아진다.
- 팀원들이 자기 생각대로 프로젝트를 진행하지 않게 된다.
대신 일정표를 작성할 때는 신중해야 한다. 처음 일정표를 작성할때부터 모든 팀원들의 의견과 계획을 취합해서 정확하게 만들지 않으면 일정표에 대한 "신뢰성"을 잃게 되는데 이러면 프로젝트는 통제권을 벗어나서 다시 산으로 향하기 때문이다. 그러므로 처음에 신중하게 작성해야하고 만든 이후에도 주기적으로 일정표를 갱신해야한다.
물론, 이 일정표가 잘만든 것도 아니고 정답도 아니다. 직군별로 색상 구분도 안되어 있고 자료도 턱없이 부족하다. 또한 프로젝트의 성격에 따라 일정표의 형태도 틀려질 것이다. 일정표를 만들 때는 시각적인 전달과 가독성이 최대한 높아야한다는 것을 명심하길 바란다.
아래는 대략적인 일정표 작성 지침을 목록으로 만든 것이다.
- 색상의 사용을 최대한 줄인다. (가독성)
- 배경은 흰색을 사용할 한다. (가독성)
- 스택(일정이표시되는 영역)은 가능한 진하고 명확하게 만든다. (가독성, 사용성)
- 너무 많은 정보를 넣으려고 해선 안된다. (사용성, 제공성)
- 다이아그램은 굉장히 알아보기 쉬운 형태여야 한다. (제공성)
- 가능한 2차원으로 구성한다. (2차원 도표란으례 볼수 있는 x, y좌표로 만들어진 도표를 말한다. 1차원의 동그란 도표는 비효율적이고 3차원의 입체도표는 종이로 표현하기 어렵다.)
"잘 만든 일정표 하나가 프로젝트를 성공으로 이끈다."
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tomato 2009/03/02 09:05 댓글주소 수정/삭제 댓글쓰기
이거 일정표 프로그램이 뭐예요 ?
프로그램 아니라 일러스트레이터로 그냥 그린겁니다. ^^; 일정표를 생산하는 프로그램이 있다면 좀 더 효율적이고 빠를 것 같군요. 한번 알아봐야겠네요. ㅋ
Ms Project 2007 을 추천합니다 :)